Rekisteriseloste

Tämä on Henkilötietolain 2. luvun 10 § mukainen rekisteriseloste Finncon 2016 tapahtuman ohjelmenjärjestäjien osallistujarekisterille. Laatimispäivämäärä: 26.1.2016

1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on Finncon-yhdistys ry (yhdrek. nro. 20702560 ).

2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on  Mikko Seppänen (sähköposti mikko.seppanen@live.fi).

3. Rekisterin nimi
Tämä rekisteriseloste käsittelee Finncon 2016 tapahtuman ohjelmailmoittautumisrekisteriä, jonka kokoamiseen käytetään Google Forms-palvelua.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on luento-ohjelman koordinointi järjestelmää käyttävässä tapahtumassa.

5. Rekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisteriin tallennetaan pakollisina seuraavat tiedot (tietojen ilmoittaminen pakollista jotta tilaisuuteen voi ilmoittautua):

• nimi
• sähköpostiosoite
• ohjelmaehdotukset
• osallistuttavan ohjelman kieli (suomi, englanti, ruotsi)
• Google Forms -palvelun käytön yhteydessä tieto siitä, että ilmoittaja on hyväksynyt Google Forms -palvelun käytön ja on tietoinen siitä, että hänen henkilötietojaan voidaan käsitellä EU:n ulkopuolella (rastitettava ”Hyväksyn”).

Vapaaehtoisina kerättävät tiedot (niitä ei ole pakollista ilmoittaa voidakseen osallistua tapahtumaan):

• puhelinnumero
• ohjelmatarpeet ja toiveet
• muu palaute

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja rekisteröidyn asioinnista järjestelmää käyttävän tapahtuman kanssa:

• rekisteröidyn tarjoamat ja pitämät ohjelmanumerot tapahtumassa (säilytetään pysyvästi)

Järjestelmässä ei käsitellä henkilötunnuksia eikä maksukortin numeroita.

6. Säännönmukaiset tietojen lähteet
Rekisterin tiedot ovat peräisin Google Forms-lomakkeesta, jota käytetään tilaisuuteen ilmoittautumiseen. Osallistujat ilmoittautuvat itse lomakkeen avulla.

7. Säännönmukaiset tiedon luovutukset
Rekisteröidyn tietojen käsittelyn tarkoitus on puheohjelman koordinointi, jolloin seuraavat mahdollisesti ilmoitetut tiedot ovat julkisia:

• Ohjelmanumeron otsikko ja kuvaus
• Ohjelmanumeron järjestäjän nimi tai nimimerkki (rekisteröidyn valinnan mukaan)

8. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja luovutetaan ainoastaan Google Forms -palveluun.

Käyttäjätietoja tallennetaan ja käsitellään myös EU:n ulkopuolella, tämä on palveluntarjoajan (Google) hallinnassa. Henkilö antaa suostumuksen näiden tietojen siirtoon Google Forms -lomakekyselyn yhteydessä.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköisessä muodossa olevaan rekisteriin pääsevät käsiksi vain järjestelmän palvelun tuottajan (Google) pääkäyttäjät tai heidän valtuuttamansa henkilöt sekä Finncon 2016 tapahtuman Google Forms -pääkäyttäjä ja hänen valtuuttamansa henkilöt.

10. Tarkastusoikeus ja tiedon korjaaminen
Rekisteröidyillä on oikeus Henkilötietolain 26§:n mukaisesti tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu, ja virheen havaitessaan vaatia virheen korjausta. Tarkastuspyyntö tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen: mikko.seppanen@live.fi