Tämä on Henkilötietolain 2. luvun 10 § mukainen rekisteriseloste Finncon 2016 tapahtuman ohjelmenjärjestäjien osallistujarekisterille. Laatimispäivämäärä: 26.1.2016
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on Finncon-yhdistys ry (yhdrek. nro. 20702560 ).
2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on Mikko Seppänen (sähköposti mikko.seppanen@live.fi).
3. Rekisterin nimi
Tämä rekisteriseloste käsittelee Finncon 2016 tapahtuman ohjelmailmoittautumisrekisteriä, jonka kokoamiseen käytetään Google Forms-palvelua.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on luento-ohjelman koordinointi järjestelmää käyttävässä tapahtumassa.
5. Rekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisteriin tallennetaan pakollisina seuraavat tiedot (tietojen ilmoittaminen pakollista jotta tilaisuuteen voi ilmoittautua):
- nimi
- sähköpostiosoite
- ohjelmaehdotukset
- osallistuttavan ohjelman kieli (suomi, englanti, ruotsi)
- Google Forms -palvelun käytön yhteydessä tieto siitä, että ilmoittaja on hyväksynyt Google Forms -palvelun käytön ja on tietoinen siitä, että hänen henkilötietojaan voidaan käsitellä EU:n ulkopuolella (rastitettava ”Hyväksyn”).
Vapaaehtoisina kerättävät tiedot (niitä ei ole pakollista ilmoittaa voidakseen osallistua tapahtumaan):
- puhelinnumero
- ohjelmatarpeet ja toiveet
- muu palaute
Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja rekisteröidyn asioinnista järjestelmää käyttävän tapahtuman kanssa:
- rekisteröidyn tarjoamat ja pitämät ohjelmanumerot tapahtumassa (säilytetään pysyvästi)
Järjestelmässä ei käsitellä henkilötunnuksia eikä maksukortin numeroita.
6. Säännönmukaiset tietojen lähteet
Rekisterin tiedot ovat peräisin Google Forms-lomakkeesta, jota käytetään tilaisuuteen ilmoittautumiseen. Osallistujat ilmoittautuvat itse lomakkeen avulla.
7. Säännönmukaiset tiedon luovutukset
Rekisteröidyn tietojen käsittelyn tarkoitus on puheohjelman koordinointi, jolloin seuraavat mahdollisesti ilmoitetut tiedot ovat julkisia:
- Ohjelmanumeron otsikko ja kuvaus
- Ohjelmanumeron järjestäjän nimi tai nimimerkki (rekisteröidyn valinnan mukaan)
8. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja luovutetaan ainoastaan Google Forms -palveluun.
Käyttäjätietoja tallennetaan ja käsitellään myös EU:n ulkopuolella, tämä on palveluntarjoajan (Google) hallinnassa. Henkilö antaa suostumuksen näiden tietojen siirtoon Google Forms -lomakekyselyn yhteydessä.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköisessä muodossa olevaan rekisteriin pääsevät käsiksi vain järjestelmän palvelun tuottajan (Google) pääkäyttäjät tai heidän valtuuttamansa henkilöt sekä Finncon 2016 tapahtuman Google Forms -pääkäyttäjä ja hänen valtuuttamansa henkilöt.
10. Tarkastusoikeus ja tiedon korjaaminen
Rekisteröidyillä on oikeus Henkilötietolain 26§:n mukaisesti tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu, ja virheen havaitessaan vaatia virheen korjausta. Tarkastuspyyntö tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen: mikko.seppanen@live.fi